1.1 NOM
Cette association portera le nom de Comité de parents de l'École Sainte-Anne.
1.2 BUT
Le but du Comité de parents de l'École Sainte-Anne est de promouvoir le bien-être des enfants et des jeunes de l'École Sainte-Anne en : (1) aidant l'école à obtenir une participation active et positive des parents aux activités et services destinés aux élèves; (2) faisant valoir le point de vue des parents en tout ce qui touche l'éducation et le développement g´néral de leurs enfants; (3) favorisant les échanges entre parents à l'échelle de l'école et du district; et (4) amenant les parents à une prise de conscience plus intense de leurs droits et de leurs responsabilités d'éducateurs.
1.3 NATURE
Le Comité de parents de l'École Sainte-Anne est une association à but non lucratif.
1.4 MEMBRES
Toute personne intéressée au bien-être de l'enfant peut être membre.
(1) Le Comité de Parents de l'École Sainte-Anne s'associe à la « Fédération des Comités de parents du Nouveau-Brunswick, Inc., en versant 5$ par membre du Conseil d'administration. Cette adhésion annuelle, couverte par le fond de roulement du Comité de parents de l'École Sainte-Anne, sera renouvelée le mois suivant l'Assemblée générale annuelle. (2) Le présent Comité de parents fera partie du district de Fredericton et paiera la cotisation fixée par les règlements du Conseil de district si ce dernier en fait une politique . Cette somme sera prélevée du fond de roulement du Comité. (3) Seul un membre du Conseil d'administration du Comité de parents a droit de vote aux affaires administratives. Mais, lors de réunions générales d'information et/ou de formation pour l'ensemble des parents, l'invitation est lancée au public en général. Tous les membres du Comité de parents de l'École Sainte-Anne ont droit de parole / de vote lors de l'Assemblée générale annuelle.
1.5 LANGUE
La langue de travail du Comité de parents de l'école Sainte-Anne et de toutes ses composantes est le français.
2.1 COMPOSITION
(1) ARTICLE 2. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
(2) L'assemblée générale est présidée par le président du Comité de parents de l'École Sainte-Anne (voir 4.3.1) sauf si la majorité des membres présents décide de nommer une autre personne pour présider l'assemblée. Ce Président d'Assemblée portera le chapeau de Président d'Élections..
2.2 RÉUNIONS
(1) L'assemblée générale se réunit obligatoirement une fois par année, soit à l'assemblée générale annuelle au mois de mai ou juin, mais obligatoirement après l'assemblée générale annuelle de la Fédération des Comités de parents du Nouveau-Brunswick, Inc. (2) L'assemblée générale peut aussi se réunir en d'autres occasions lorsque des circonstances spéciales l'exigent; c'est alors une assemblée générale extraordinaire, lors de laquelle on ne peut traiter que du (des) sujet(s) spécifiquement mentionné(s) à l'ordre du jour. (3) Dans les deux cas, c'est le Conseil d'administration qui, sauf exception, décide de la convocation de l'assemblée générale, et cette décision peut être prise par appel téléphonique. Un préavis d'au moins une semaine doit être donné aux membres, lors de la convocation d'assemblée générale. Ce préavis sera affiché à l'école sur le babillard des communiqués. (4) Par exception, un groupe de personnes membres, d'au moins sept (7) personnes, peut par demande écrite, exiger du président du Comité de parents de l'École Sainte-Anne, qu'il convoque une assemblée générale; si une assemblée générale n'est pas convoquée dans les soixante (60) jours de la date de la réception de la demande écrite, un groupe de personnes membres, d'au moins sept (7) personnes, peut lui-même convoquer une assemblée générale en fixant la date,
le lieu et l'ordre du jour.
2.3 QUORUM
Toutes les personnes présentes à une Assemblée générale annuelle ont droit de vote sans tenir compte d'un quorum. Par contre, il faudra que 50 p.cent plus un membre du Conseil d'administration du Comité de parents soient présents pour qu'un quorum soit atteint.
2.4 RESPONSABILITÉS
L'assemblée générale annuelle a les responsabilités suivantes :
(1) Elle entend les rapports sur la gestion et la situation en générale du Comité de parents de l'École Sainte-Anne; (2) Elle entend le rapport du trésorier, et/ ou reçoit les copies; (3) Elle élit le Conseil d'administration; (4) Elle ratifie ou rejette les règlements qui luis ont proposés par le Conseil d'administration.
3.1 COMPOSITION
Le Conseil d'administration sera composé des membres et des conseillers élus par l'Assemblée générale annuelle. Le nombre de conseillers sera de préférence de un (1) par secteur.
Le Conseil d'administration est composé d'un président, d'un vice-président représentant le niveau primaire, d'un vice-président représentant le niveau secondaire, d'un secrétaire et d'un trésorier en plus des conseillers représentant les quatre (4) secteurs. Ces personnes seront élues lors de l'assemblée générale annuelle du Comité de parents.
3.2 RÉUNIONS
(1) Le Conseil
d'administration se réunira au moins six (6) fois pendant l'année scolaire
durant son mandat, sur convocation du président, qui fixe la date, le lieu et
l'ordre du jour de la réunion. Le président du Comité de parents préside
les réunions du Conseil d'administration sauf si la majorité des membres présents
décide de nommer une autre personne pour présider la réunion. (2) Une réunion extraordinaire du Conseil d'administration peut être convoquée en tout temps par le président ou à la demande écrite de deux membres du Comité de parents de l'École Sainte-Anne. (3) L'avis de convocation doit être communiqué à tous les membres du Conseil d'administration au moins deux (2) jours avant la date de la réunion. Si la majorité (50%+1) des membres du Conseil d'administration y consentent, une réunion peut avoir lieu sans ce deux jours d'avis.
3.3 QUORUM
Le quorum est constitué de 50
pour cent plus 1 membre du Conseil d'administration.
3.4 RESPONSABILITÉS
Le Conseil d'administration est le principal responsable de la bonne marche du Comité de parents de l'École Sainte-Anne, au point de vue de l'administration, des finances et des activités. Il a les responsabilités suivantes :
(1) Il adopte l'état financier, le vérifie périodiquement et décide des modificationsà y apporter au cours de l'exercice financier ; (2) Il décide des cotisations à imposer aux membres et, s'il y a lieu, des autres sources des collectes de fonds à solliciter pour obtenir des revenus ; (3) Il contrôle les dépenses; (4) Il met sur pied les sous-comités permanents et/ou spéciaux qu'il juge utile et il reçoit les leurs rapports; (5) Il comble les postes vacants qui surviennent au Conseil d'administration. Ils seront comblés sans besoin de l'approbation de l'assemblée générale, mais y seront proposés pour ratification à la prochaine réunion prévue ; (6) Il convoque les assemblées générales annuelles et extra ordinaires (voir article 2.2 (3)) * *. (7) Il assure la lecture de la correspondance autre que routinière et la préparation de la réponse à cette correspondance. 3.5 POUVOIRS
(1) Le Conseil d'administration encourage a ses membres à se présenter aux élections des membres du Comité
parental d'appui au près de l'école. Une fois élues, ces personnes assurer ont une liaison continue entre les deux Comités. (2) Le Conseil d'administration peut également déléguer les personnes qu'il désigne au près de tout organisme extérieur. Il reçoit les rapports de ces délégués. 4.1 LEPRÉSIDENT
Le président du Comité de parents est élu par l'Assemblée générale annuelle pour un mandat d'un (1) an (voir article 6.1**). Outre les pouvoirs qui peuvent lui être accordés à la discrétion du Conseil d'administration, le président assume les responsabilités suivantes :
(1) Il est le principal porte-parole du Comité de parents de l'École Sainte-Anne; (2) Il préside, avec droit de
vote, sans voix prépondérante, toutes les assemblées générales, sauf si la
majorité des membres présents décide de nommer une autre personne pour présider
l'assemblée. Il préside aussi les réunions du Conseil d'administration
sauf si la majorité des membres présents décide de nommer une autre personne
pour présider la réunion. (3) Il convoque toute réunion régulière du Conseil d'administration ; (4) Il signe les procès-verbaux, les rapports, les chèques et autres documents officiels du Comité de parents ; (5) Il peut créer des sous-comités et est membre ex-officio de tous ces comités, sans droit de vote à moins d'être membre à part entière de ces sous-comités. 4.2 LES VICE-PRÉSIDENTS
Les vice-présidents du Comité de parents sont élus par l'Assemblée générale annuelle pour un mandat d'un (1) an (voir article 6.2**). Ils assument les responsabilités ci-après. Le Conseil d'administration déterminera, lors de sa première réunion générale, quel vice-président remplira la fonction (1) ou (2) :
(1) Il remplit les fonctions du président, y compris la signature des chèques et autres documents officiels du Comité de parents, chaque fois que ce dernier est absent ou ne peut agir ; (2) Il s'acquitte de toutes les taches qui peuvent lui être spécifiquement assignées par le Conseil d'administration ou par le président. 4.3 SECRÉTAIRE
Le secrétaire du Comité de parents est élu par l'Assemblée générale annuelle pour un mandat d'un (1) an (voir article 6.1**). Il assume les responsabilités suivantes :
(1) Il inscrit dans les registres les procès-verbaux des réunions du Conseil d'administration, ainsi que ceux des assemblées générales; (2) Il donne un rapport complet et précis de toutes les réunions, rapportant textuellement toutes les motions ou propositions et les avis de motions; (3) Il avise les membres de la date, du lieu et de l'heure des réunions ; (4) Il signe conjointement avec le président les procès-verbaux ; (5) Il s'occupe de toute la correspondance du Comité de parents conjointement avec le président; (6) Il maintient le classement de tous les documents et les archives du Comité de parents, ainsi que la correspondance significative. Il effectuera la purge des documents qui pourra être fait après trois ans de la mise en archives d'un document. 4.4 TRÉSORIER
Le trésorier du Comité de parents est élu par l'Assemblée générale annuelle pour un mandat d'un (1) an (voir article 6.1**). Il assume les responsabilités sui vantes:
(1) Il reçoit et dépose à la banque tout montant reçu au crédit du Comité de parents de l'École Sainte-Anne; (2) Il paie par chèque tous les comptes après approbation du Conseil d'administration ; (3) Il signe les chèques conjointement avec le président et/ou autre signataire désigné ; (4) Il présente un rapport financier provisoire à chaque réunion du Conseil d'administration ; (5) Il présente un rapport financier complet à l'Assemblée générale annuelle ; (6) Il garde à jour un livre des activités financières du Comité de parents avec les documents justificatifs
pertinents. 4.6 PROPRIÉTÉ DES DOCUMENTS
Tous les documents administratifs du Comité de parents de l'École Sainte-Anne détenus par un membre du Conseil d'administration ou un membre du Comité sont la propriété de l'association. Les dits documents devront être disponibles sur demande du président. À la fin du mandat, tous les documents pertinents seront mis à jour, fermés, approuvés par le Conseil d'administration et déposés en archives dans un lieu approuvé par le Comité de parents. La mise à jour de ces documents devra être complétée dans les trente (30) jours qui précèdentl'Assemblée générale annuelle.
4.7 FOND DE ROULEMENT
À la fin du mandat, le fond de roulement ne devra pas être inférieur à 50$.
5.1 ÉLECTIONS
Les postes de président, vice-président(s), secrétaire et trésorier sont comblés chaque année, lors de l'Assemblée générale annuelle, par scrutin secret ou mains levées, selon la discrétion du Président d'élections, de tous les membres présents (voir article 2.1 (1)). Les postes de conseillers au Conseil d'administration seront préférablement votés à l'Assemblée générale annuelle, mais si des postes restent libres, le président peut désigner des personnes à ces postes (voir article 5.3 (3)). Les élections suivront les lignes de conduite générale suivantes:
(1) Il faudra obtenir un vote majoritaire pour être élu (pour qu'il y ait vote majoritaire, il faut que le candidat obtienne la moitié des voix plus une ou davantage). (2) Le vote se fera par scrutin secret ou par mains levées, à la discrétion du Président d'élections, et séparé pour chacun des postes. (3) ARTICLE 4. FONCTIONS DES DIRIGEANTS/CONSEILLERS
ARTICLE 5. ÉLECTIONS, MANDATS, VACANCES
5.2 MANDATS
Le mandat de chacun des membres du Conseil d'administration
commence à la conclusion de l'Assemblée générale annuelle et se termine à la conclusion de l'Assemblée générale annuelle de l'année suivante.
5.3 VACANCES
(1) Tout membre du Conseil d'administration qui désire démissionner en avise par écrit le président qui voit alors à assumer son remplacement (article 3.4 (5)**). (2) Seule l'Assemblée générale peut démettre de ses fonctions un dirigeant qu'elle a élu, à condition qu'une telle proposition ait été spécifiquement prévue à l'ordre du jour
joint à l'avis de convocation, que cet avis de convocation ait été envoyé au dirigeant en question, et que le quorum soit atteint. L'assemblée générale doit, le cas échéant, adopter la proposition à la majorité absolue et peut ensuite combler immédiatement le poste vacant par une élection. (3) Toute autre vacance qui survient au cours de l'année est comblée de la façon suivante: a) au poste de président : le poste est automatiquement comblé par le vice-président. S'il n'y a personne au poste de vice-président, ou si le vice-présidentrefuse, le Conseil d'administration choisit un nouveau président parmi ses membres en premier lieu, mais si chacun d'entre eux refuse de prendre la présidence, une assemblée générale spéciale doit être convoquée dans le plus bref délai. Un membre du Conseil d'administration devra se porter volontaire pour assurer la présidence jusqu'à la tenue de l'assemblée générale spéciale. b) au poste de vice-président, secrétaire, trésorier : le Conseil d'administration comble le poste en question en choisissant quelqu'un parmi ses membres ou toute autre personne intéresséeà siéger au Conseil d'administration. c) aux autres postes du Conseil d'administration : le président désigne une personne volontaire à tout poste vacant en invitant la personne à siéger au Conseil comme substitut qui aura les mêmes responsabilités et pouvoirs que les autres conseillers. La décision du président sera ratifiée par le Conseil d'administration. 6.1 EXERCICE FINANCIER
L'exercice financier du Comité de parents de l'École Sainte-Anne commence le 1er juin et se termine le 31 mai de l'année suivante.
6.2 SIGNATURES AUTORISÉES
(1) Tous les chèques et autres documents bancaires doivent être signés par deux des trois personnes; (2) Tous les autres documents officiels doivent être signés par le président ou le vice-président pour les documents externes au Comité de parents de l'École Sainte-Anne, ou par le président, le vice-président ou le secrétaire pour les documents internes. (3) Les procès-verbaux devront être signés par le président et le secrétaire. 6.3 PROCÉDURES D'ASSEMBLÉE
(1) Toute controverse portant sur la procédure des assemblés est tranchée par le président de l'assemblée en cause. À défaut de dispositions pertinentes dans la présente constitution, on se base sur les règles établies par Victor Morin dans son code intitulé : Procédure des assemblées délibérantes ou Code Morin. (2) Seuls les POUR et CONTRE sont comptés pour déterminer le résultat des votes, mais le nombre d'abstentions peut être inscrit au procès-verbal pour fin d'information. Pour tout vote, la majorité absolue, soit la majorité plus un, doit être obtenue afin de ratifier une proposition. (3) Lorsqu'il y a égalité des voix, la proposition est rejetée et le président n'a pas de voix prépondérante.
7.1 MODIFICATIONS PROVISOIRES
(1) Entre les assembléesgénérales, le Conseil d'administration a le pouvoir d'adopter de nouveaux règlements ainsi que de modifier ou de suspendre les règlements existants. Les règlements ainsi adoptés, modifiés ou suspendus (à la majorité des voix exprimées) ont force de règlement seulement jusqu'à l'assemblée générale (annuelle ou extraordinaire) suivante (article 7.1 (2)). (2) Un règlement rejeté par l'assemblée générale ne peut être r é introduit en ayant à nouveau recours au présent article. 7.2 RATIFICATION
(1) Tout règlement ayant été provisoirement adopté, modifié ou suspendu par le Conseil d'administration en conformité avec l'article 7.1 (1) doit être ratifié lors de l'assemblée générale suivante. (2) Un texte complet du règlement proposé (ainsi que la référence au règlement existant, s'il y a lieu) doit être communiqué au président du Comité de parents au moins trois (3) jours avant la date prévue pour l'assemblée générale. La date de l'oblitération faite par le service des postes ou de messagerie peut servir à compter le nombre de jours. (3) Lors de l'assemblée générale, il est permis de proposer et d'adopter des modifications au règlements ou mis par le Conseil d'administration ; toute proposition substantiellement nouvelle ne constitue, cependant, qu'une recommandation à l'en droit du Conseil d'administration, qui peut ou non l'adopter provisoirement en conformité avec l'article 7.1. (4) Tout membre du Comité de parents qui désire proposer l'adoption ou la modification d'un règlement doit d'abord soumettre sa proposition au Conseil d'administration, qui peut, à sa discrétion, l'adopter provisoirement, conformémconformément à l'article 7.1 (1), ou la mettre à l'ordre du jour d'une assemblée générales ans au préalable l'avoir adoptée. (5) Tout nouveau règlement ou modification au règlement existant requiert la moitié (50%) plus un, des voix exprimées lors de l'assemblée générale, avant d'être ratifiée. 7.3 ENTRÉE EN VIGUEUR
La présente constitution a été adoptée par le Conseil d'administration du Comité de parents de l'École Sainte-Anne lors de sa réunion du 6 juin 2000. Cette constitution est conforme à la charte de la
Fédération des Comités de parents du Nouveau-Brunswick, en date du 8 mai 1991.
ARTICLE 6. DISPOSITIONSGÉNÉRALES
ARTICLE 7. RÈGLEMENTS