La Société d'histoire de la rivière Saint-Jean incorporée

Incorporée le 18 septembre 1981

La Société d'histoire de la rivière Saint-Jean incorporée
715, rue Priestman
Fredericton, N.-B. E3B 5W7

SHRSJ

Règlement administratif

Règlement administratif refondu le 16 mai 2000

Table des matières

Article Page
1 - Nom de la société
1.1 Raison sociale 5

2 - Buts
2.1 Buts 5
  a) Regrouper 5
  b) Découvrir, collectionner et publier 5
  c) Effectuer des recherches 5
  d) Faire connaître et apprécier l'histoire 5
  e) Encourager les études 5
  f) Entreprendre des projets 6
  g) Coopérer 6
3 - Définitions et interprétation
3.1 Définitions 6
  acte consultatif 6
  administrateurs 6
  bureau de direction 6
  dirigeant 6
  Loi 6
  majorité absolue 6
  membre 6
  règlements 6
3.2 Définitions législatives 6
3.3 Règles d'interprétation 6
3.4 Préséance 7
4 - Siège social
4.1 Siège social 7
5 - Sceau
5.1 Forme et teneur 7
5.2 Garde et utilisation 7
6 - Membres
6.1 Qualité de membre 7
6.2 Cotisation 7
6.3 Cartes ou certificats de membre 7
6.4 Catégories de membre 7
6.5 Membre individuel 7
6.6 Membre collectif 8
6.7 Membre bienfaiteur 8
6.8 Membre à vie 8
6.9 Membre honoraire 8
6.10 Démission 8
6.11 Radiation 8
7 - Assemblé des membres
7.1 Assemblée générale annuelle 8
7.2 Assemblée extraordinaire 8
7.3 Activités 8
7.4 Avis de convocation 8
7.5 Contenu de l'avis 9
7.6 Quorum 9
7.7 Vote 9
7.8 Vote par scrutin secret 9
7.9 Scrutateurs 9
8 - Administrateurs
8.1 Conseil d'administration 9
8.2 Entrée en fonction 9
8.3 Durée des fonctions 9
8.4 Démission 9
8.5 Destitution 10
8.6 Fin prématurée du mandat 10
8.7 Remplacement 10
8.8 Rémunération 10
8.9 Indemnisation 10
9 - Choix et élection du conseil d'administration
9.1 Comité de mise en candidature 10
9.2 Autres candidatures 11
9.3 Consentement des candidats 11
9.4 Scrutin secret 11
10 - Pouvoirs des administrateurs
10.1 Pouvoirs des administateurs 11
10.2 Dépenses 11
10.3 Donations 11
11 - Conseil d'administration
11.1 Tenue de réunions 12
11.2 Convocation 12
11.3 Réunion des administrateurs 12
11.4 Lieu 12
11.5 Quorum 12
11.6 Vote 12
11.7 Participation par moyens techniques 12
11.8 Résolutions tenant lieu de réunion 12
11.9 Comités permanents ou temporaires 13
12 - Bureau de direction
12.1 Mandat 13
12.2 Vacance 13
12.3 Rémunération 13
12.4 Quorum 13
12.5 Procédure 13
12.6 Président 13
12.7 Vice-président 13
12.8 Secrétaire 14
12.9 Trésorier 14
13 - Dispositions financières
13.1 Exercice financier 14
13.2 Vérificateur 14
13.3 Vérification des livres 14
13.4 Signataires 15
14 - Modifications à l'acte constitutif et aux règlements
14.1 Avis de modification 15
14.2 Vote de modification 15
15 - Adoption du règlement administratif
15.1 Adoption du règlement administratif 15


1 - Nom de la Société

1.1 Raison sociale. La raison sociale de la Société constituée en vertu de la partie 1 de la Loi sur les compagnies, chapitre C-13 des lois révisées du Nouveau-Brunswick de 1973, est :

La Société d'histoire de la rivière Saint-Jean incorporée

ci-après la « Société ».
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2 - Buts

2.1 Raison sociale. Les buts de la Société sont les suivants :

a) Regrouper les personnes qui s'intéressent à l'histoire, en particulier à l'histoire acadienne le long de la rivière Saint-Jean.

b) Découvrir, collectionner et publier tout ce qui peut contribuer à mieux faire connaître et apprécier l'histoire acadienne le long de la rivière Saint-Jean jusqu'à nos jours.

c) Effectuer des recherches sur l'histoire acadienne le long de la rivière Saint-Jean et plus spécifiquement de la région entre Jemseg et Méductic.

d) Faire connaître et apprécier l'histoire acadienne de cette région en suscitant la préparation d'études sur des aspects particuliers, en publiant des études et en les faisant connaître par tous les moyens à sa disposition.

e) Encourager les études portant sur l'identification de lieux historiques acadiens de la région.

f) Entreprendre des projets visant à l'identification et/ou à la reconstruction de lieux ou bâtiments historiques et les administrer si cela est nécessaire.

g) Coopérer avec les autres sociétés qui poursuivent un but analogue.


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3 - Définitions et interprétation

3.1 Définitions. Dans les règlements de la Société, à moins d'une disposition expresse du contraire ou à moins que le contexte ne l'indique autrement,

«acte constitutif» désigne la charte, la convention, les lettres patentes, les lettres patentes supplémentaires de la Société, les règlements adoptés en vertu de l'article 18 de la Loi;

«administrateurs» désigne les membres du conseil d'administration;

«bureau de direction» désigne les administrateurs élus aux postes de président, vice-président, secrétaire, trésorier et tout autre poste qui pourrait être créé par les administrateurs;

«dirigeant» désigne tout administrateur, employé, mandataire ou tout autre représentant ayant le pouvoir d'agir au nom de la Société;

«Loi» désigne la Loi sur les compagnies, chapitre C-13 des Lois révisées du Nouveau-Brunswick de 1973, et ensemble ses modifications;

«majorité absolue» désigne la moitié plus un des suffrages exprimés à une assemblée;

«membre» désigne un membre en règle de la Société;

«règlements» désigne le présent règlement ainsi que tous les autres règlements que la Société pourra éventuellement adopter.

3.2 Définitions législatives. Sous réserve de ce qui précède, les définitions prévues à la Loi s'appliquent aux termes utilisés dans les règlements.

3.3 Règles d'interprétation. À moins d'une disposition expresse du contraire ou à moins que le contexte ne l'indique autrement, les termes employés au singulier comprennent le pluriel, ceux employés au masculin comprennent le féminin et ceux s'appliquant à des personnes physiques s'entendent aussi des personnes morales et des autres groupes non constitués en corporation.

3.4 Préséance. Sauf pour les définitions, en cas de conflit entre la Loi, l'acte constitutif ou les règlements, la Loi a préséance sur l'acte constitutif et les règlements, et l'acte constitutif prévaut sur les règlements.
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4 - Siège social

4.1 Siège social. Le siège social de la Société est situé à Fredericton, dans le comté de York et la province du Nouveau-Brunswick, à un endroit où les affaires de la Société peuvent être menées.
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5 - Sceau

5.1 Forme et teneur. Les administrateurs peuvent déterminer le sceau de la Société et préciser sa forme et sa teneur.

5.2 Garde et utilisation. Le sceau est gardé au siège social et est utilisé par le secrétaire pour l'apposer sur un document émanant de la Société.
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6 - Membres

6.1 Qualité de membre. Peut devenir membre toute personne intéressée à l'histoire et à la promotion des buts de la Société.

6.2 Cotisation. L'assemblée générale annuelle, sur recommandation du conseil d'administration, fixe la cotisation annuelle des membres individuels de la Société.

6.3 Cartes ou certificats de membre. Le conseil d'administration peut délivrer des cartes ou des certificats de membre et en approuver la forme et la teneur.

6.4 Catégories de membre. La Société comprend cinq catégories de membre soit les membres individuels, les membres collectifs, les membres bienfaiteurs, les membres à vie et les membres honoraires.

6.5 Membre individuel. Toute personne peut devenir membre individuel en adressant sa demande à la Société pourvu qu'elle soit intéressée à promouvoir les buts de la Société, qu'elle soit acceptée par le conseil d'administration et qu'elle paie sa cotisation annuelle.

6.6 Membre collectif. Peut devenir membre collectif toute organisation, association, société, école ou institution qui s'intéresse à l'histoire acadienne et qui paye sa cotisation annuelle.

6.7 Membre bienfaiteur. Est considéré membre bienfaiteur, toute personne qui paie, en plus de sa cotisation annuelle, un montant supplémentaire égal ou supérieur à celle-ci.

6.8 Membre à vie. Est membre à vie, la personne qui adhère à la Société en payant un montant de quinze fois supérieur à la cotisation annuelle.

6.9 Membre honoraire. Les administrateurs de la Société peuvent désigner membre honoraire toute personne ayant rendu service à la Société, notamment par son travail ou par ses donations, en vue de promouvoir la réalisation des buts de la Société.

6.10 Démission. Un membre peut démissionner en faisant parvenir un avis écrit au secrétaire de la Société. Sa démission n'exonère toutefois pas le membre du paiement de toute somme due à la Société avant que sa démission ne prenne effet.

6.11 Radiation. Les membres qui n'auront pas payé leur cotisation depuis un an seront radiés mais pourront retrouver leur qualité de membre après avoir payé la cotisation de l'année courante.
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7 - Assemblées des membres

7.1 Assemblée générale annuelle. L'assemblée générale annuelle des membres de la Société a lieu durant les trois mois suivant la fin de l'année financière à l'endroit, à la date et à l'heure que le bureau de direction détermine par résolution et en tenant compte des avis exprimés par les membres durant l'assemblée annuelle précédente.

7.2 Assemblée extraordinaire. Une assemblée extraordinaire des membres de la Société peut être convoquée par le bureau de direction, le conseil d'administration, le président ou à la requête de dix membres en règle de la Société.

7.3 Activités. La Société organise au moins deux activités publiques par année.

7.4 Avis de convocation. L'avis de convocation de chaque assemblée générale annuelle et de chaque assemblée extraordinaire doit être signifié par écrit aux membres en règle de la Société au moins sept jours avant la date fixée pour l'assemblée.

7.5 Contenu de l'avis. L'assemblée générale annuelle des membres de la Société a lieu durant les trois mois suivant la fin de l'année financière à l'endroit, à la date et à l'heure que le bureau de direction détermine par résolution et en tenant compte des avis exprimés par les membres durant l'assemblée annuelle précédente.

7.6 Quorum. Un minimum de 10 membres en règle présents constitue le quorum.

7.7 Vote. Seuls les membre en règle ont droit de vote. Toute question soumise à l'assemblée des membres est tranchée par vote à main levée, à moins qu'un vote par scrutin secret ne soit demandé ou que le président de l'assemblée ne prescrive une autre procédure de vote.

7.8 Vote par scrutin secret. Le vote se fait par scrutin secret lorsque le président ou au moins vingt-cinq pour cent des membres présents le demandent.

7.9 Scrutateurs. S'il y a vote par scrutin secret, le président de l'assemblée nomme deux personnes parmi les dirigeants ou les membres de la Société, pour agir comme scrutateurs.
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8 - Administrateurs

8.1 Conseil d'administration. La Société est administrée par un conseil composé de sept administrateurs élus ainsi que du président sortant et du rédacteur.

8.2 Entrée en fonction. Tout membre du conseil d'administration entre en fonction à la clôture de l'assemblée au cours de laquelle il est nommé ou élu.

8.3 Durée des fonctions. Chaque administrateur demeure en fonction pour trois ans ou jusqu'à ce que son successeur soit élu, à moins que son mandat ne prenne fin prématurément. L'administrateur dont le mandat se termine est rééligible. On pourra remplacer annuellement le nombre requis d'administrateurs. Lors de l'élection du premier conseil d'administration, deux des administrateurs seront élus pour un an, deux pour deux ans et trois pour trois ans afin de créer, pour l'avenir, une rotation ordonnée.

8.4 Démission. Tout administrateur peut démissionner en tout temps de ses fonctions en faisant parvenir au siège social de la Société, par courrier ou autrement, une lettre de démission. Cette démission prend effet à compter de la date de son envoi ou à toute autre date ultérieure indiquée par l'administrateur démissionnaire.

8.5 Destitution. À moins de disposition contraire de l'acte constitutif, tout administrateur peut être destitué de ses fonctions avant l'expiration de son mandat pour un motif grave, par les membres ayant le droit de l'élire et réunis en assemblée générale annuelle ou extraordinaire convoquée à cette fin, au moyen d'une résolution adoptée à la majorité absolue. L'administrateur visé par la résolution de destitution doit être informé du lieu, de la date et de l'heure de l'assemblée convoquée aux fins de le destituer dans le même délai que celui prévu pour la convocation de cette assemblée. Il peut y assister et y prendre la parole ou, dans une déclaration écrite et lue par le président de l'assemblée, exposer les motifs de son opposition à la résolution proposant sa destitution.

8.6 Fin prématurée du mandat. Le mandat d'un administrateur prend fin en raison de son décès, de sa démission, de sa destitution ou s'il vient à perdre les qualifications requises pour être administrateur.

8.7 Remplacement. Tout administrateur destitué par l'assemblée des membres est remplacé lors de cette assemblée, si possible. Il peut être remplacé par le conseil d'administration au moyen d'une simple résolution tout comme peut l'être un administrateur dont le poste est devenu vacant. L'administrateur nommé en remplacement demeure en fonction pour la partie non expirée du mandat de son prédécesseur.

8.8 Rémunération. Les administrateurs ne reçoivent aucune rémunération en raison de leur mandat.

8.9 Indemnisation. La Société peut, au moyen d'une résolution du conseil d'administration, indemniser ses dirigeants, présents ou passés, de tous frais et dépenses, de quelque nature qu'ils soient, encourus en raison d'une poursuite civile à laquelle ils étaient parties en cette qualité, à l'exception des cas où ces dirigeants ont commis une faute grave ou ont agi de façon frauduleuse ou grossièrement négligente. Aux fins d'acquittement de ces sommes, la Société peut souscrire une assurance au profit de ses dirigeants.
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9 - Choix et élection du conseil d'administration

9.1 Comité de mise en candidature. Le bureau de direction, au cours de son mandat, constitue un comité de mise en candidature composé de trois membres dont un membre du bureau de direction. Ce comité a pour fonction de préparer une liste de candidats éligibles aux postes du conseil d'administration. Cette liste est soumise au bureau de direction avant la tenue de l'assemblée générale annuelle. Le secrétaire fait parvenir cette liste aux membres de la Société au moins sept jours avant la tenue de ladite assemblée.

9.2 Autres candidatures. D'autres candidatures peuvent être acceptées moyennant la signature de trois membres en règle. Ces candidatures doivent être soumises au bureau de direction avant la tenue de l'assemblée générale annuelle. Des candidatures peuvent également être acceptées sur proposition de membres en règle présents à l'assemblée.

9.3 Consentement des candidats. Les candidats proposés doivent donner leur consentement. Les candidats absents au moment de l'élection doivent avoir donné leur consentement par écrit.

9.4 Scrutin secret. Quand il y a plus d'un candidat à un poste, l'assemblée générale procède à l'élection par scrutin secret à moins d'une disposition contraire et unanime de l'assemblée.
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10 - Pouvoirs des administrateurs

10.1 Pouvoirs des administrateurs. Les administrateurs exercent tous les pouvoirs de la Société sauf ceux qui, par la loi, sont réservés expressément aux membres.

10.2 Dépenses. Les administrateurs peuvent autoriser les dépenses visant à promouvoir les buts de la Société. Ils peuvent également, par résolution, permettre à un ou plusieurs dirigeants d'embaucher des employés et de leur verser une rémunération, dont le montant est déterminé par résolution du conseil d'administration.

10.3 Donations. Les administrateurs peuvent prendre toutes les mesures nécessaires pour permettre à la Société de solliciter, d'accepter ou de recevoir des dons et des legs de toutes sortes dans le but de promouvoir les buts de la Société.
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11 - Conseil d'administration

11.1 Tenue des réunions. Le conseil d'administration se réunit aussi souvent que nécessaire et au moins deux fois par année, suivant un calendrier qu'il fixe lui-même.

11.2 Convocation. Le président, le vice-président, le secrétaire ou trois administrateurs peuvent convoquer une réunion du conseil d'administration. Ces réunions peuvent être convoquées au moyen d'un avis envoyé par la poste, par téléphone, par messager ou autre moyen de communication acceptable. L'avis de convocation, envoyé au moins cinq jours ouvrables d'avance, doit indiquer le lieu, la date et l'heure de la réunion.

11.3 Réunions. Chaque année, immédiatement après l'assemblée générale annuelle des membres de la Société, se tient une réunion des administrateurs sans qu'un avis de convocation ne soit requis. L'ordre du jour de cette réunion du conseil d'administration prévoit, si ce n'est déjà fait dans le cadre de l'assemblée générale annuelle, l'élection ou la nomination parmi ses membres d'un bureau de direction composé du président, du vice-président, du secrétaire, du trésorier et de tout autre administrateur jugé nécessaire. La même personne peut cumuler les postes de secrétaire et de trésorier.

11.4 Lieu. Les réunions du conseil d'administration se tiennent au siège social de la Société ou à tout autre endroit fixé par les administrateurs.

11.5 Quorum. Le quorum pour les réunions du conseil d'administration est fixé à la moitié des administrateurs plus un. Le quorum ainsi prévu doit exister pendant toute la durée de la réunion.

11.6 Vote. Tout administrateur a une voix et toutes les questions soumises au conseil sont tranchées au moins à la majorité absolue. Le président détient une voix prépondérante en cas de partage des voix.

11.7 Participation par moyens techniques. Un administrateur peut participer à une réunion du conseil d'administration ou d'un de ses comités par l'utilisation des moyens techniques contemporains de communication. Cet administrateur est en pareil cas réputé assister à la réunion.

11.8 Résolutions tenant lieu de réunion. Les résolutions écrites, signées par tous les administrateurs habilités à voter sur ces dernières lors des réunions du conseil ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces réunions. Un exemplaire de ces résolutions doit être conservé avec les procès?verbaux des délibérations du conseil.

11.9 Comités permanents ou temporaires. Le conseil d'administration peut établir un ou plusieurs comités permanents ou temporaires et il en désigne les membres.
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12 - Bureau de direction

12.1 Mandat. Les membres du bureau de direction restent en fonction jusqu'à ce que leurs successeurs soient choisis par le conseil d'administration, sous réserve du droit des administrateurs de les destituer avant l'expiration de leur mandat pour un motif valable.

12.2 Vacance. Le conseil d'administration peut, en choisissant parmi ses membres, combler toute vacance survenant au sein du bureau de direction pour quelque raison que ce soit.

12.3 Rémunération. Les membres du bureau de direction ne reçoivent, pour leurs services, aucune rémunération.

12.4 Quorum. Le quorum des réunions du bureau de direction est établi à la moitié plus un des membres du comité.

12.5 Procédure. La procédure établie pour les réunions du conseil d'administration s'applique aux réunions du bureau de direction, pourvu que les adaptations nécessaires aient été effectuées.

12.6 Président. Le président de la Société préside toutes les réunions du conseil d'administration et celles du bureau de direction. Le président de la Société en est le principal responsable et, sous la surveillance des administrateurs, il supervise, administre et dirige généralement les activités de la Société. Le président exerce de plus tous les autres pouvoirs et fonctions que les administrateurs déterminent.

12.7 Vice-président. Le vice-président exerce les pouvoirs et fonctions que peuvent, de temps à autre, prescrire les administrateurs ou le président. Le vice?président peut, si le conseil d'administration l'y autorise, exercer les pouvoirs et les fonctions du président en cas d'absence, d'incapacité, de refus ou de négligence d'agir de ce dernier. S'il y a urgence, le conseil d'administration se réunit le plus tôt possible et peut approuver ou renverser les décisions prises entre temps par le vice-président.

12.8 Secrétaire. Le secrétaire a la garde des documents et registres de la Société. Il agit comme secrétaire aux réunions du conseil d'administration et du bureau de direction. Il doit donner ou voir à faire donner, les avis de convocation pour toute réunion du conseil d'administration et de ses comités le cas échéant, et de toute réunion du bureau de direction. Il doit garder les procès-verbaux de toutes les assemblées et réunions dans un registre. Il doit garder en sûreté le sceau de la Société. Il est chargé des archives administratives de la Société, y compris les livres contenant les noms et adresses des administrateurs de la Société. Il exécute tout autre mandat que peut lui confier le conseil d'administration.

12.9 Trésorier. Le trésorier a la charge générale des finances de la Société. Il doit déposer l'argent et les autres valeurs de la Société au nom et au crédit de cette dernière dans toute banque ou institution financière que les administrateurs peuvent désigner. Chaque fois qu'il en est requis, il doit rendre compte au président ou aux administrateurs de la situation financière de la Société et de toutes les transactions par lui faites en sa qualité de trésorier. Il doit dresser, maintenir et conserver ou voir à faire conserver les livres de comptes et registres comptables adéquats. Il doit laisser examiner les livres et comptes de la Société par les personnes autorisées à ce faire. Il est chargé de tenir à jour le répertoire des membres; de transmettre à chacun sa carte de membre et d'adresser aux membres leur avis de renouvellement de cotisation au moins un mois avant échéance. Il doit signer tout contrat, document ou autre écrit nécessitant sa signature et exercer les pouvoirs et remplir les fonctions que les administrateurs peuvent lui confier ou qui sont inhérents à sa charge.
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13 - Dispositions financières

13.1 Exercice financier. L'exercice financier de la Société se termine le 31 mars de chaque année.

13.2 Vérificateur. Le vérificateur ou tout autre expert-comptable est nommé chaque année par les membres lors de l'assemblée générale annuelle. Sa rémunération est fixée par les membres ou par les administrateurs lorsque ce pouvoir leur est délégué par les membres. Aucun administrateur ou dirigeant de la Société ne peut être nommé vérificateur ou expert-comptable.

13.3 Vérification des livres. La vérification des livres a lieu chaque année et un rapport des états financiers est distribué à tous les membres en règle à l'assemblée générale annuelle.

13.4 Signataires. Tout contrat, convention par écrit, chèque, billet de banque ou engagement fait au nom de la Société doit être signé par le trésorier et au moins un autre des deux membres du bureau de direction désignés par résolution du conseil d'administration.
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14 - Modifications à l'acte constitutif et aux règlements

14.1 Avis de modification. Toute proposition pour modifier l'acte constitutif ou les règlements doit porter la signature de trois membres en règle et parvenir par écrit au secrétaire au moins soixante jours avant la date de l'assemblée générale annuelle où ladite proposition doit être soumise. Le secrétaire fait parvenir à tous les membres le texte des propositions soumises au moins sept jours avant la tenue de l'assemblée.

14.2 Votes de modification. Les modifications à l'acte constitutif ou aux règlements exigent pour leur adoption le vote des deux tiers des membres en règle présents à l'assemblée.
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15 - Adoption du règlement administratif

15.1 Adoption du règlement administratif. Le présent règlement administratif a été refondu et adopté à l'assemblée générale annuelle tenue le 16 mai 2000 à Fredericton, dans le comté de York et la province du Nouveau-Brunswick.
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